Organiseren; het is en blijft een kunst!

Korterink - veel publiek bij Auris-intro HPIM1161 (2)Kijk, als je iets als een evenement of opening organiseert moet je altijd in de gaten houden dat je dit doet om bepaalde doelen te bereiken, om mensen te vermaken of zelfs om iets te verkopen. Nodig je dan ook nog jou onbekende gasten uit mag je die niet zo maar aan hun lot overlaten of het gevoel geven dat je dit doet. Nu is het organiseren van dit soort zaken niet iedereen gegeven. Ik maakte dat zelf vele malen mee. Goed bedoeld, maar weinig effectief. Bij zo’n gelegenheid is het handig iemand aan te wijzen die met een checklist in de hand andere mensen op taken zet die ze geacht worden uit te voeren en niet het eigen initiatief los te laten op wat men zelf wel zou willen doen. Als de gasten dan arriveren zorg dan voor aanwijzingen richting evt. parkeerplekken, ontvang zelf die bezoekers als gastheer of vrouw, en laat niets aan het toeval over. Wijs mensen de weg naar de garderobe of desnoods de toiletten, maar laat ze niet zelf op zoektocht moeten gaan. Zorg voor een hapje en drankje om de tijd te doden, stop ze een programma in de handen en maak dat men zich ergens een plekje kan vinden om even rustig rond te neuzen dan wel andere (bekenden) te leren kennen of ontmoeten.

15g3srcBedenk dat mensen die jouw locatie of bedrijf niet kennen, soms even wat informatie willen ontvangen, laat ze dan niet met vraagtekens rond hobbelen. Maak het programma voor je evenement of opening ook van dusdanig niveau dat je mensen er mee boeit. Matige muziek, te luid of te zacht, dito artiesten of sprekers zonder boodschap zijn uit den boze. Mensen willen vermaakt worden, ze komen vaak van heinde en verre om aan jouw uitnodiging gehoor te geven. Erken dat door ze te verwennen. Een positieve indruk zorgt voor een lage drempel ten aanzien van de acceptatie voor hetgeen je wilt overbrengen of verkopen. Waartoe dienen al deze adviezen zal de lezer van dit meningblogje denken? Nou, wij maakten onlangs mee dat een organisatie die ons uitnodigde voor de opening van een op zich aardige expositie al deze dingen fout deed.

Actie B en L zondat 220407 007 (2)En het aantal gasten was te groot om te denken dat men geen behoefte had aan dit bezoek. Maar het was echt droevig. Zeker wanneer je als professional rond loopt en kijkt wat er zoal beter had gekund. Ik weet wel, geld, vrijwilligers, oudgedienden, het zal allemaal wel. Maar dit was best een aanfluiting. En dat kan echt veel beter. In mijn auto-relatiesfeer zitten heel wat ondernemers die dit vanuit hun genen goed doen. Vaak meegemaakt. Huur desnoods iemand in die KAN organiseren. Maar laat niets aan het toeval over. Wellicht dat ook ik dan volgende keer op de uitnodiging in zal gaan. Dat doe ik nu voorlopig niet meer. En dat kan toch niet de bedoeling zijn geweest….toch?!