Organiseren; het is en blijft een kunst!

Korterink - veel publiek bij Auris-intro HPIM1161 (2)Kijk, als je iets als een evenement of opening organiseert moet je altijd in de gaten houden dat je dit doet om bepaalde doelen te bereiken, om mensen te vermaken of zelfs om iets te verkopen. Nodig je dan ook nog jou onbekende gasten uit mag je die niet zo maar aan hun lot overlaten of het gevoel geven dat je dit doet. Nu is het organiseren van dit soort zaken niet iedereen gegeven. Ik maakte dat zelf vele malen mee. Goed bedoeld, maar weinig effectief. Bij zo’n gelegenheid is het handig iemand aan te wijzen die met een checklist in de hand andere mensen op taken zet die ze geacht worden uit te voeren en niet het eigen initiatief los te laten op wat men zelf wel zou willen doen. Als de gasten dan arriveren zorg dan voor aanwijzingen richting evt. parkeerplekken, ontvang zelf die bezoekers als gastheer of vrouw, en laat niets aan het toeval over. Wijs mensen de weg naar de garderobe of desnoods de toiletten, maar laat ze niet zelf op zoektocht moeten gaan. Zorg voor een hapje en drankje om de tijd te doden, stop ze een programma in de handen en maak dat men zich ergens een plekje kan vinden om even rustig rond te neuzen dan wel andere (bekenden) te leren kennen of ontmoeten.

15g3srcBedenk dat mensen die jouw locatie of bedrijf niet kennen, soms even wat informatie willen ontvangen, laat ze dan niet met vraagtekens rond hobbelen. Maak het programma voor je evenement of opening ook van dusdanig niveau dat je mensen er mee boeit. Matige muziek, te luid of te zacht, dito artiesten of sprekers zonder boodschap zijn uit den boze. Mensen willen vermaakt worden, ze komen vaak van heinde en verre om aan jouw uitnodiging gehoor te geven. Erken dat door ze te verwennen. Een positieve indruk zorgt voor een lage drempel ten aanzien van de acceptatie voor hetgeen je wilt overbrengen of verkopen. Waartoe dienen al deze adviezen zal de lezer van dit meningblogje denken? Nou, wij maakten onlangs mee dat een organisatie die ons uitnodigde voor de opening van een op zich aardige expositie al deze dingen fout deed.

Actie B en L zondat 220407 007 (2)En het aantal gasten was te groot om te denken dat men geen behoefte had aan dit bezoek. Maar het was echt droevig. Zeker wanneer je als professional rond loopt en kijkt wat er zoal beter had gekund. Ik weet wel, geld, vrijwilligers, oudgedienden, het zal allemaal wel. Maar dit was best een aanfluiting. En dat kan echt veel beter. In mijn auto-relatiesfeer zitten heel wat ondernemers die dit vanuit hun genen goed doen. Vaak meegemaakt. Huur desnoods iemand in die KAN organiseren. Maar laat niets aan het toeval over. Wellicht dat ook ik dan volgende keer op de uitnodiging in zal gaan. Dat doe ik nu voorlopig niet meer. En dat kan toch niet de bedoeling zijn geweest….toch?!

 

2 thoughts on “Organiseren; het is en blijft een kunst!

  1. Komt voor natuurlijk dat een evenement niet helemaal top georganiseerd is en dat wordt dan vanzelf wel afgestraft door de bezoekers .
    Maar zó strak georganiseerd als jij vindt dat het zou moeten is ook weer overdreven, ik me er als opgejaagd wild voelen, ben ook wel eens ergens weggegaan omdat ik de zenuwen kreeg van al die mensen die van alles wilde wijzen.en aandragen
    Maar inderdaad, toiletten en garderobe moeten goed aangegeven worden, dát is noodzaak. De rest vind ik zelf wel!

    Like

  2. Ik ben van de strakke organisatie. Als het professioneel MOET doe het dan ook GOED. En laat niets aan het toeval over. Kom ik net even te vaak tegen. Als oude profi-vos is dat een moment om me aardig aan te storen…. Maar een verjaardag mag in chaos verlopen hoor….maakt het vaak gezelliger…

    Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.